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多任务处理的谎言——《The Myth of Multitasking》

Louis Wang

• 6 min read
多任务处理的谎言——《The Myth of Multitasking》
Photo by Tyler Franta / Unsplash

你真的能同时做多件事吗？

我们常听到“多任务处理”（Multitasking）是高效工作的关键，甚至有些人还会把它写进简历，作为自己的优势。

但 Dave Crenshaw 在《The Myth of Multitasking》中告诉我们：多任务处理根本不存在，人类的大脑只能进行“任务切换”（Switch-tasking），而不是同时处理多件事情。

多任务处理不仅不会让你更高效，反而会降低生产力，增加错误率，并让你的大脑更加疲惫。如果你曾经在工作时不断被打断，或者发现自己一天忙碌却收效甚微，那么这本书将彻底改变你对效率的认知。

1. 多任务处理是假的，真正发生的是“任务切换”

你可能以为自己可以同时处理多个任务，比如一边回邮件，一边听电话会议，或者一边写报告，一边看社交媒体。但实际上，你的大脑并不能同时处理两个认知任务，而是在不同任务之间快速切换。

为什么任务切换会降低效率？

  1. 每次切换任务，大脑都需要重新适应新的任务，导致额外的认知负荷。
  2. 研究表明，频繁切换任务会使任务完成时间延长 40%。
  3. 错误率增加，注意力分散，导致更多失误和低质量的工作。

行动指南：

  • 识别自己是否经常“任务切换”，比如同时处理多个项目或不断被消息打断。
  • 试着专注于一件事，在完成之前不要跳到其他任务。
  • 关闭不必要的通知，让自己沉浸在当前任务中。

2. 任务切换的两种类型：主动切换 vs. 被动切换

Dave Crenshaw 进一步区分了两种任务切换方式：

  1. 主动任务切换（Active Switch-tasking）
    • 你主动决定在多个任务之间切换，比如一边听电话，一边写邮件。
    • 这些切换看似“高效”，但实际上，每次切换都需要重新调整注意力，浪费时间。
  2. 被动任务切换（Passive Switch-tasking）
    • 任务切换是由外部因素触发的，比如你正在写报告，但突然被同事打断。
    • 这种切换更具破坏性，因为你无法控制它，并且恢复专注需要更长时间。

行动指南：

  • 减少主动切换，一次只专注于一个任务。
  • 屏蔽外部干扰，比如在专注工作时关闭手机或设定“勿扰”模式。
  • 提前规划工作时间，让自己有足够的专注时间进行深度工作。

3. 任务切换如何让你“看起来很忙，但实际上效率低下”？

Dave Crenshaw 提供了一个 CEO 的案例：

  • Helen 是一家零售公司的 CEO，她每天的工作日程非常紧张，需要不断应对邮件、会议、员工咨询等。
  • 她常常在写邮件时被助手 Sally 打断，然后再切换回邮件，导致整个工作效率极低。
  • 研究发现，每次被打断后，人们平均需要 15 分钟才能重新进入深度专注状态。

解决方案：

  • 设定固定的沟通时间：例如每天 10:00-11:00 作为“开放时间”，让员工集中提问，而不是随时打断。
  • 设定优先级：把最重要的任务放在一天的“黄金时间”完成，而不是被零碎事务打断。
  • 减少即时沟通：使用 Slack、邮件等异步沟通方式，减少面对面打断的情况。

4. 如何避免任务切换，提高工作效率？

高效工作的方法不是做更多，而是减少干扰，专注完成关键任务。

  1. 设定“深度工作时间”
    • 每天安排 90-120 分钟的不间断专注时间（Deep Work Time）。
    • 关闭手机通知，避免社交媒体干扰。
    • 使用降噪耳机或背景音乐，减少外部噪音。
  2. 一次只做一件事（Single-tasking）
    • 例如：完成一封邮件后再回到项目工作，而不是在两者之间来回切换。
    • 每次开始新任务前，确保已经完成上一个任务。
  3. 批量处理相似任务
    • 设定固定时间段处理邮件，而不是随时查看邮件。
    • 将所有会议安排在同一天，而不是分散在整周。
    • 把类似的工作安排在一起，比如周一上午做创意类工作，下午做运营类工作。

行动指南：

  • 设定固定的“深度工作时间”，不受打扰地完成核心任务。
  • 使用时间管理工具（如番茄工作法），帮助自己保持专注。
  • 规划每天的工作时间，批量处理类似的任务，避免频繁切换。

5. 领导者如何培养“单任务文化”？

如果团队都在任务切换，企业效率也会大幅下降。

如何引导团队减少任务切换？

  1. 以身作则：领导者自己先遵循单任务工作法，让员工看到效果。
  2. 设立“深度工作时间”：让团队在特定时间段专注于核心任务，减少会议和干扰。
  3. 优化沟通机制：
    • 设定固定的对话时间（如固定的 Q&A 会议）。
    • 采用异步沟通方式，减少即时回复的压力。

行动指南：

  • 在公司推广“深度工作”理念，让员工减少不必要的任务切换。
  • 设立固定的沟通时间，减少即时打扰，提高专注度。
  • 鼓励团队成员减少任务切换，让工作更加高效。

结语：专注，是这个时代最稀缺的竞争力

《The Myth of Multitasking》告诉我们：

  • 多任务处理是一个谎言，真正发生的是任务切换。
  • 任务切换会降低效率、增加错误率，并让人更加疲惫。
  • 减少主动和被动切换，专注于单任务工作，才能真正提高生产力。
  • 设定深度工作时间、优化沟通机制，让个人和团队都能高效运作。